個人情報の取扱いについて

医療法人社団スマイルズ（以下「当法人」）は、運営する 3 つの歯科医院で、次の仕組みを使って予約を受け付けています。このページは、その仕組みで扱う患者さまの個人情報について定めるものです。

• 予約表（yoyaku.smiles-works.com）と、そこから開く WEB 予約・ご予約の確認ページ・LINE 診察券
• 各医院の LINE 公式アカウントと、確認・お知らせの SMS
• AI による予約受付（LINE でのやり取り、AI アシスタント向けの入口）

診療そのものに関する個人情報（診療録、レセプト等）は、各医院の院内規程と関係法令に基づいて別に管理しています。

• お名前、ふりがな、生年月日、カルテ番号
• 携帯電話番号、メールアドレス、LINE のユーザー ID と表示名（LINE を連携された方）
• ご予約の内容（日時、ご用件、担当、来院・変更・取消の記録）
• ご自身で入力された申告（アレルギー、服薬、治療のご希望など）と予診票の回答
• LINE や WEB 予約でいただいたメッセージの本文
• アクセス記録（IP アドレス、日時、ブラウザの種類）

感染症に関する申告は、他の情報と分けて暗号化して保存し、受付が必要なときにだけ復号します。復号した記録は残ります。

• ご予約の受付、変更、取消、来院の確認
• 前日の確認やご来院のお知らせを LINE・SMS でお送りすること
• 診療の準備（技工物の手配、担当医への引き継ぎ）
• 無断キャンセルを減らし、必要な方に次回のご案内をすること
• お問い合わせへの対応
• 医院運営の改善（個人を特定しない集計に限ります）

次の事業者に、業務に必要な範囲で情報の処理を委託しています。いずれも契約または利用規約により、目的外の利用を禁じています。

予約表の開発と運用は、当法人の IT 業務を担う株式会社マジカが行います。上記以外の第三者に個人情報を提供することはありません。ただし、法令に基づく場合と、患者さまの生命・身体の保護のため緊急に必要な場合を除きます。

• LINE でいただいた文章を AI が読み、受付が返事をしやすいように「緊急」「予約の希望」などに仕分けします。返事を決めるのは受付のスタッフです。
• AI に渡すのは文章だけで、どなたの文章かは渡しません。送った内容を AI の学習に使わない条件・設定の事業者とサービスに限ります。
• AI アシスタント（患者さまご自身の AI）向けの入口は、ご本人が受け取った鍵でしか開けません。この入口は他の患者さまの情報を返さず、氏名・連絡先・メモも返しません。
• AI による自動の返信や予約の確定は、患者さまが LINE のボタンを押したときに限ります。

• 通信はすべて暗号化（HTTPS、データベースとの通信も証明書を検証）します。
• スタッフの画面は医院ごと、または個人ごとのアカウントでログインします。医院のアカウントは 3 医院の予約表を扱えます。操作は誰がいつ行ったか記録します。
• ログインの失敗は記録し、繰り返すと一定時間ログインできなくなります。
• ご予約の確認ページは推測できない長いリンクで開き、そのご予約の内容だけ表示します。
• 個人情報を含むファイルを開発者のパソコンに置くことや、ソースコードに含めることを禁じています。

ご予約と来院の記録は、診療録に準じて最終のご来院から 5 年間保存し、その後に削除または個人を特定できない形にします。LINE・SMS のやり取りと AI の仕分け結果は、受付の対応が終わってから 1 年を目安に削除します。アクセス記録は 90 日で削除します。

• ご自身の情報の開示、訂正、利用停止、削除を求めることができます。各医院の受付か、下記の電話にお申し出ください。本人確認のうえ対応します。
• LINE の連携は、LINE 公式アカウントをブロックするか、受付にお申し出いただくことで止められます。SMS のお知らせも受付で止められます。
• 法令により保存が求められる記録は、削除のご希望に沿えないことがあります。その場合は理由をお伝えします。

患者さま向けの画面では Cookie を使いません。スタッフの画面ではログイン状態を保つために Cookie を使います。アクセス解析のための外部サービスや広告の仕組みは使っていません。

内容を変えるときは、このページで公表します。重要な変更は LINE 公式アカウントでもお知らせします。

個人情報の取扱いに関するご質問・お申し出は、通院されている医院へお願いします。

法人としての窓口：医療法人社団スマイルズ 個人情報保護管理者（理事長）